Steeds meer bedrijven hanteren een hybride werkmodel. Dat betekent dat werknemers zowel op kantoor werken als thuis. Thuiswerken is ontzettend belangrijk voor werknemers en zorgt dat je als bedrijf concurrerend blijft op de markt. Toch kan het voor werkgevers vervelend zijn om het zicht op hun werknemers te verliezen. Bij wijze van spreken gooien werknemers met de pet naar hun werk en komt er niets uit hun handen. Er is een aantal oplossingen om de productiviteit ook op het thuiskantoor hoog te houden en uren te registreren of werk bij te houden. Je leest hier welke manieren dat zijn.
Werken op basis van vertrouwen
Thuiswerken gaat vooral op basis van vertrouwen. Dat was vóór coronacrisis dé reden om personeel niet thuis te laten werken. Na de pandemie is het voor werkgevers moeilijk geworden om thuiswerken niet (deels) aan te bieden in de arbeidsvoorwaarden, omdat werknemers mogelijk naar ander werk zullen zoeken waar deze opties wel bestaan. Dat betekent dat er ook na de pandemie nog steeds moet worden thuisgewerkt op basis van vertrouwen.
Dat vertrouwen kan bereikt worden door een prikklok te gebruiken op het fysieke kantoor. Je vindt zo’n prikklok op werktijden.nl. In- en uitklokken gaat via deze prikklok eenvoudig met een batch, waardoor de werkgever meteen weet wie wanneer binnenkwam en hoe lang er gewerkt is. Deze gegevens kunnen helpen om het thuiswerken ook beter in banen te leiden.
De prikklok helpt daarnaast om de gewerkte overuren te registreren en zo, mogelijk, het salaris aan te passen. Werknemers die op de zaak de boel niet belazeren en hard werken, zullen ook thuis niet zo snel met de pet gooien naar hun werk.
Werkgevers zelf uren laten registreren
Bij werken op basis van vertrouwen kunnen werknemers ook zelf hun uren registreren in software van werktijden.nl. Op die manier worden bijvoorbeeld pauzes in mindering genomen of bepaalde dagen waarop korter gewerkt wordt, worden gecompenseerd met dagen waarop overuren zijn gedraaid.
Werkgevers op hun vingers kijken
Werkgevers die hun werknemers nog steeds niet vertrouwen op het thuiskantoor, kunnen ervoor kiezen om mee te kijken op de laptop. Het meekijken op de laptop, zelfs als deze van de zaak is, is voor werkgevers lastig uit te voeren.
Deze inzage is een enorme aanslag op de privacy van werknemers volgens de Autoriteit Persoonsgegevens. De werkgever moet met bijzonder goede argumenten komen om deze controles te mogen uitvoeren.
Het personeel moet altijd op de hoogte zijn van dit soort software en het kan per sector verschillen wat wel en niet mag. Vanwege de strenge privacyregels is het voor werkgevers misschien interessanter op basis van goed vertrouwen te werken. Dat kan met de eerdergenoemde prikklok op kantoor of door te kiezen voor een alternatieve aanpak: werken op basis van taken en doelen in plaats van uren.
Niet werken in uren, maar in doelen
In de dienstensector is werken op basis van uren vaak allang niet meer het efficiëntst. Het is veel belangrijker om bepaalde doelen en taken af te krijgen binnen een gestelde periode. Voor zowel werknemers als werkgevers kan werken met dit soort taken en doelen prettig zijn als er een hybride werkmodel wordt gehanteerd.
Zolang het rapport of project maar op tijd af is en de juiste kwaliteit heeft, is het niet erg als werknemers bij het thuiswerken soms een uurtje smokkelen voor het draaien van een wasje, een bezoek aan de dokter of het uitlaten van de hond.
Hard werken belonen met vaker thuiswerken
Een andere manier om thuiswerken en werken op kantoor in balans te brengen is door werknemers die hard werken op kantoor te belonen met vaker thuiswerken. Op die manier krijgt het vertrouwen tussen de werkgever en werknemer een boost en stimuleert de werkgever hard werken op kantoor en wordt de productiviteit hoger.
Organiseer regelmatige meetings
Wil je als werkgever zeker weten dat je werknemers thuis aan het werk zijn en niet veel onderweg zijn en op hun telefoon de e-mail of chat checken? Dan kan het een idee zijn om zoveel mogelijk meetings in te plannen, die ervoor zorgen dat werknemers met regelmaat een soort digitaal inklokmoment met de werkgever of manager hebben.
De juiste tools om goed thuis te kunnen werken
Goede ergonomische stoelen, tweede schermen en aanvullende materialen, zoals een muis of toetsenbord, dragen bij aan een perfecte thuiswerkplek. Helaas vergeten sommige werkgevers dat ze deze zaken kunnen aanbieden, waardoor thuiswerkers soms niet even productief zijn in hun eigen woning als op het werk.
Door te investeren in goede hulpmiddelen is er nauwelijks verschil tussen op kantoor werken en thuiswerken. Sterker nog, voor sommige werknemers zal de productiviteit thuis hoger zijn, omdat er geen afleidingen zijn zoals het gesprek bij de koffieautomaat met collega’s. De werkgever zal dat uiteindelijk terugzien in de kwartaalcijfers en resultaten.
Stimuleer gezondheid tijdens het thuiswerken
Is het altijd nodig om werknemers thuis net zo hard te laten werken als op kantoor? Werkgevers kunnen de productiviteit van werknemers in het algemeen verhogen door werknemers weerbaarder en gezonder te maken. Thuiswerken biedt werknemers veel mogelijkheden om tijdens de werkuren te sporten. Helaas heeft niet elke werknemer een lange pauze.
Om die reden is het soms beter voor de werkgever om werknemers uren te laten smokkelen en in plaats van tussen negen en vijf aan het werk te zijn soms te werken van negen tot 12 uur. In de tussentijd kan de werknemer bijvoorbeeld een rondje gaan hardlopen of wandelen en om een uur of twee weer achter de laptop plaatsnemen om vervolgens te werken tot pakweg zes uur, als het etenstijd is. Op deze manier blijft iedereen vitaal en gezond, en gaat de productiviteit vanzelf omhoog.