Als je een bedrijf start en je hebt geen aparte bedrijfsruimte dan moet je bij de Kamer van Koophandel je woonadres opgeven als het vestigingsadres van je onderneming. Dit moet namelijk altijd een fysiek adres zijn, een postbusnummer is dus niet toegestaan. Op dit adres moet post kunnen worden bezorgd, maar als je een openstaande schuld hebt dan moet er ook een deurwaarder terecht kunnen om een exploot af te geven. Maar er zitten ook de nodige nadelen aan het gebruik van je privé adres.
Geen ongewenst bezoek bij je thuis
Het Handelsregister van de KvK is openbaar. Dat betekent dat iedereen die dat wil jouw bedrijf kan opzoeken en dus ook je privé adres. Dat kan zeer onwenselijk zijn. Niet alleen als je een slechte relatie hebt met een ex-partner, maar ook een ontevreden klant kan zomaar bij je op de stoep staan, net zoals mensen die je een zakelijk aanbod willen doen voor internet of een vermelding in een bedrijvengids. Daarom kun je als ondernemer een zakelijk vestigingsadres aanvragen. Dit adres mag je gebruiken voor de inschrijving bij de KvK, maar ook op je facturen en je website.
Hoe werkt dat, een zakelijk postadres?
Een zakelijk postadres vraag je aan bij een bedrijf dat deze dienstverlening aanbiedt. Zij zijn doorgaans gevestigd op A-locaties in grotere steden. Een aanvraag kan doorgaans binnen 24 uur operationeel zijn. Je betaalt hiervoor een vergoeding per maand, per jaar of per halfjaar. Vanaf het moment dat je het nieuwe vestigingsadres doorgeeft aan de KvK zullen officiële instanties zoals de Belastingdienst zakelijke post sturen naar dit adres. Je post wordt geopend door een medewerker en gescand. Afhankelijk van de afspraken die je maakt krijg je je post dagelijks of wekelijks per e-mail doorgestuurd. De originele stukken kunnen worden nagestuurd of die kun je periodiek ophalen.
Een werkplek huren
Als je klant bent bij een virtueel kantoor zoals Zakelijkhuren24 dan kun je hier ook een werkplek huren. Incidenteel, maar ook voor 1 of meerdere vaste dagen per week of per maand. Je hebt de beschikking over een werkplek, voorzien van stabiele Wi-Fi. Ideaal als je rustig wilt kunnen werken als de kinderen vrij zijn van school of als er bij jou thuis verbouwd wordt. Je kunt ook een vergaderkamer reserveren waar je een zakenrelatie of klant kunt ontvangen. Dat komt een stuk professioneler over dan wanneer je zo iemand bij je thuis aan de keukentafel moet ontvangen. Een werkplek of vergaderkamer reserveren doe je telefonisch, per e-mail of mondeling als je al op het kantoor aanwezig bent.
Professionele uitstraling
Met een zakelijk adres geef je je bedrijf een professionele uitstraling. Zeker als je op een adres woont in een minder vooraanstaande wijk in je woonplaats kan dit een groot voordeel zijn. Helaas is het zo dat opdrachtgevers en klanten maar ook investeerders soms voorbarige conclusies trekken als ze het adres van je bedrijf zien. Dit kan dus zonder dat je er iets aan kunt doen nadelige gevolgen hebben voor je bedrijfsresultaten. Een zakelijk adres hoeft ook niet eens duur te zijn. Bekijk de tarieven maar eens en voor enkele tientallen euro’s heb je al een vestigingsadres voor je bedrijf.