Video-overleggen zijn het nieuwe vergaderen. Steeds meer mensen zijn zzp’er of werken hybride voor een baas, en dus vaak op afstand van klanten of collega’s. Waar men voorheen altijd liever bij elkaar kwam, heeft de coronaperiode ons geleerd dat er ook een hoop online mogelijk is dankzij programma’s als Zoom, Skype, Teams en Google Meet. Is het even comfortabel en praktisch als elkaar gewoon face-to-face zien voor een overleg? Misschien niet, maar je kunt er wel het beste van maken. We bespreken een drietal ingrediënten voor comfortabele video-overleggen.
Stabiel internet met lage latentie
Je internetverbinding is de ruggengraat van je video-overleggen. Die maakt het mogelijk dat je überhaupt met beeld kunt overleggen met iemand op afstand. Maar dan is het voor een comfortabel verloop van het gesprek wel belangrijk dat het om een stabiele verbinding gaat. Anders krijg je een haperend videobelgesprek dat voor alle deelnemers een frustrerende aangelegenheid wordt. Je krijgt de meest stabiele internetverbinding als je je computer of laptop met een ethernetkabel aan je router verbindt. Zo ontstaat er geen signaalverlies. Maar voor video-vergaderen is het ook fijn en belangrijk dat je internetverbinding een lage latentie (ook wel ‘ping’ genoemd) heeft. Hoe lager die is, des te minder vertraging er op de lijn ontstaat. Hier zou je op letten als je nieuwe abonnementen voor internet vergelijken gaat.
Hoofdtelefoon of oordopjes
Het nadeel van thuiswerken kan zijn dat er andere mensen thuis zijn die geluid produceren. Zeker als je kinderen hebt kan dat een probleem zijn. Daardoor kun je minder goed concentreren op je werk. Tijdens video-overleggen is dat extra vervelend, want dan merken anderen ook dat je er niet helemaal gefocust bent. Daarom is het een goed idee om te investeren in een fijne hoofdtelefoon of een paar goede oordopjes. Zo word je aanzienlijk minder gestoord door het geluid van buitenaf en heb je minder moeite om degene aan de andere kant van de lijn te verstaan. Ook als je gewoon aan het werk bent en geen videogesprek hebt, kan dit fijn zijn als je bijvoorbeeld aangename focus muziek opzet.
Ergonomie en comfort
Vergaderingen kunnen soms lang duren, hoewel video-overleggen vaak korter gehouden worden. Het betekent wel dat je een tijdlang veroordeeld bent tot zitten op je stoel en kijken naar het scherm zonder de optie om even op te staan. Ergonomie is altijd belangrijk, maar in dit geval is het nog eens extra van belang dat je gedurende een lang video-overleg comfortabel en in een goede houding zit. Daarvoor is een goede ergonomische bureaustoel nodig die je kunt instellen op je lichaam. Daarnaast is het van belang dat je de bovenrand van je scherm en je webcam op ooghoogte zet, zodat je niet met een gebogen nek hoeft te zitten. Dat voorkomt nek-, schouder- en rugklachten. Vergeet daarnaast niet om jezelf tijdig van een drankje te voorzien om de meeting mee door te komen.
Een soepel en comfortabel video-overleg begint dus bij de juiste voorbereiding. Met een goede voorbereiding kun je voorkomen dat je afgeleid wordt door een haperende verbinding, storend geluid of lichamelijk ongemak. Niet alleen is het een investering in een betere focus, maar ook in je eigen comfort en welzijn, wat iets is dat je zeker niet uit het oog moet verliezen tijdens een lange thuiswerkdag.